Maximice los resultados de su evento
Nuestras ideas para la planificación de eventos pueden brindarle algunas pautas para mejorar los resultados de su taller, seminario o conferencia.
Sabemos que organizar un evento propio, para su empresa o para terceros es un proceso agotador que requiere todo tipo de detalles. Por eso, le ofrecemos algunos consejos básicos que esperamos le ayuden a facilitar la tarea y aumentar las probabilidades de lograr un resultado exitoso.
Tenga en cuenta que aunque este artículo está dirigido principalmente a planificadores de eventos comerciales y de negocios, con un poco de creatividad, la mayoría de los consejos también se aplican a la organización de eventos sociales, como bodas, reuniones familiares y de secundaria, o celebraciones de oficina.
Empiece a planear su evento con tiempo
Si está organizando un evento para un departamento de una empresa, la anticipación no debería ser un problema, especialmente si su jefe “contribuye” obligando a todos a asistir.
Sin embargo, cuando el público meta del evento que está planeando incluye una audiencia menos conocida, estará enfrentando desafíos nuevos y diferentes. Además de los detalles normales de planificación involucrados en un evento interno, probablemente tendrá que lidiar con algún tipo de marketing o publicidad.
Trate de iniciar la planificación con al menos 4 a 6 meses de anticipación, dependiendo de si su evento durará varios días o si se espera que los invitados hagan una inversión económica. Tenga en cuenta que los eventos pagados o las sesiones más largas también requerirán más planificación por parte de los asistentes.
Si su evento se lleva a cabo en un país diferente, independientemente de su familiaridad con el lugar elegido, y especialmente si tiene la intención de vender boletos para conferencias, es crucial abordar el proceso de planificación con paciencia y realismo. Es recomendable comenzar los preparativos con al menos seis meses de antelación, e idealmente hasta un año antes.
¿Cómo debe ser mi evento?
Lograr un evento exitoso, en el que los asistentes queden impresionados y disfruten no solo del contenido sino también de la organización, requiere una planificación similar a un espectáculo y no tanto como una conferencia.
¡Adelante, atrévase a ser original! Realmente no importa si su evento es sobre finanzas, servicio al cliente o una charla motivacional, puede IMPRESIONAR a su audiencia con su extraordinaria planificación de eventos. Y como organizador, su objetivo siempre debe ser lograr un ¡WOW!
Hay tantos tipos de eventos como empresas y personas, y la planificación de su evento debe adaptarse en consecuencia. Solo recuerde que la forma más fácil de hacer que los asistentes anden por el centro de conferencias o se queden pegados a sus celulares durante las sesiones es embutir 10 presentaciones formales de PowerPoint en un horario de 9 a 5. ¡Puede hacerlo mucho mejor que eso!
Entonces, comience a organizar su evento escribiendo un “guión” de lo que quiere ofrecer. Piense en un tema general, estime cuánto tiempo necesitará para dar la bienvenida a sus invitados, animar a la audiencia, ofrecer las lecciones clave de cada sesión y dar a los participantes el tiempo suficiente para procesar la información e intercambiar las ideas que se nutren de su mensaje.
¡No sea tímido cuando se trata de decoración, pancartas, publicidad y materiales para la audiencia! ¡Entregue materiales que valga la pena conservar! Continuarán vendiendo en su nombre durante mucho tiempo.
Independientemente de la composición de su audiencia (personal de un departamento o un grupo aleatorio de asistentes), incluya en su organización algunas actividades de divulgación, rompehielos, ejercicios de trabajo en equipo y otros. Se sorprenderá al ver cómo la gente disfruta de estas actividades y con qué rapidez un grupo de extraños comienza a trabajar juntos y compartir sus ideas.
¡Saque al niño en su audiencia! Pídale a un asesor musical que organice una pieza de percusión improvisada con la ayuda de la audiencia, caliente la sala con un espectáculo musical agradable, enseñe a su audiencia ejercicios de estiramiento al comienzo de la mañana, siempre hay algo especial y apropiado que puede hacer. con tu grupo!
O puede ser muy atrevido… deshacerse de todas las conferencias, sí, de todas, y preparar un programa de entrevistas con diferentes sesiones y participantes moderado por un experto en la materia… Eso sí que es diversión y aprendizaje al mismo tiempo ¡tiempo!
En los primeros cinco minutos puede saber si una película es de terror, vaqueros o romance. Su audiencia también puede determinar en unos minutos si su evento será un recuerdo duradero y placentero o simplemente uno más… ¡y sin duda responderán en consecuencia!
¿Qué tan pronto debo comenzar a enviar invitaciones?
Lo antes posible. En general, el planificador de eventos debe considerar al menos dos meses para comenzar a enviar la primera comunicación formal si su audiencia es local, y hasta seis meses o más si la organización de su evento pretende reunir a un grupo internacional.
Para romper el hielo, comience a informar a todos sobre su evento lo antes posible, incluso si lo hace de manera informal, para que pueda comenzar a captar el interés de las personas y hacer que deseen obtener más información. No tener la fecha definitiva no es excusa para desaprovechar las redes sociales. Prepare algunos materiales atractivos y genere expectativa.
Cuando la organización de su evento implique viajes internacionales, debe pensar en enviar sus invitaciones con suficiente anticipación. Es poco probable que las personas dejen todo de lado para viajar por el mundo con solo unas pocas semanas de anticipación. Para eventos internacionales, debe avisar a su audiencia con al menos 4 meses de anticipación para tomar decisiones y comenzar a planificar. Seis meses o incluso un año no deben considerarse demasiado tiempo.
Además, cuando su evento requiera una inversión financiera de parte de los participantes, debe darles tiempo suficiente para asignar los fondos o solicitarlos a diferentes partes o departamentos de su organización. Por lo tanto, de 6 a 9 meses también se considera una buena pauta.
Otro aspecto importante a considerar es cuánto tiempo espera que la audiencia dedique a su evento. Será más fácil para las personas encontrar tiempo para asistir a una conferencia o taller de 5 a 8 p. m. que registrarse para un seminario de capacitación de una semana. Entonces, nuevamente, permita al menos 4 meses para que las personas ajusten su horario.
¿Cuánto puedo cobrar por mi evento?
Planee una investigación de mercado. Observe lo que está haciendo la competencia, ¿cuánto están cobrando? ¿Cuánto pagan normalmente sus clientes potenciales?
¿Puede manejar un precio como el de ellos o necesita cobrar más, o tal vez puede cobrar menos?
Si es nuevo en el negocio de la planificación de eventos, es posible que se sienta tentado a cobrar menos para atraer a más personas. Sin embargo, debe tener cuidado al establecer su precio, porque uno demasiado bajo también puede indicar a sus invitados que su evento no es tan bueno. Otro inconveniente es que en el futuro puede resultarle más difícil justificar un aumento de sus tarifas para igualar a la competencia.
Además, si el precio es la única razón por la que sus invitados eligen su evento sobre el de la competencia, un competidor bien establecido puede bajar fácilmente sus precios y sacarlo del mercado.
Un evento de calidad tiene un precio, ¡no importa si es el primero o el número cien! Por lo tanto, intente ofrecer buenos materiales y presentarlos de una manera divertida y entretenida y el precio se resolverá por sí solo.
Los expertos nos dicen que algunas buenas formas de demostrar la calidad de su evento son:
- Utilice estudios de casos y testimonios para demostrar el tipo de resultados que proporciona.
- Utilice su experiencia para convencer a sus prospectos de que usted es EL experto en la materia.
- Garantice sus resultados. Aunque suene muy arriesgado, por diversas razones este es el método correcto. Puede ayudarle a atraer grupos que de otra manera no se arriesgarían a invertir en usted.
- Traiga un orador invitado que sea mejor reconocido en el mercado que usted.
Ideas para elegir el lugar del evento
Elegir el lugar para su evento es una decisión importante en la organización. Primero, la ubicación debe ser conveniente para sus invitados. Si está pensando en un destino exótico, también debe considerar las opciones de transporte y/o alojamiento para los asistentes.
El lugar que elija también debe ser adecuado a su presupuesto y al tipo de evento que ofrece. Un lugar muy elegante y caro podría obligarle a cobrar un precio muy elevado o destinar un presupuesto demasiado elevado para un evento que podría no justificar la inversión. El secreto de la organización de eventos es encontrar lugares agradables donde poder ofrecer un excelente evento a un precio adecuado y con todas las comodidades.
Sin embargo, siempre hay aspectos importantes a considerar. El lugar debe ser lo suficientemente grande para servir a su audiencia, tal vez incluso más grande de lo necesario para que pueda acomodar a asistentes de última hora.
Asegúrese de que haya suficiente estacionamiento para todos sus invitados o considere el servicio de aparcacoches si el estacionamiento no está convenientemente ubicado en relación con la sala de conferencias.
El lugar debe ofrecer un ambiente agradable, no demasiado antiguo, no demasiado pasado de moda, debe oler bien, verse atractivo y ser relajante.
Debe evitar los lugares bulliciosos o concurridos. Su público merece un entorno tranquilo en el que pueda trabajar y aprender.
Si la organización de su evento incluye comida, debe asegurarse de que la comida sea buena y se sirva en cantidades adecuadas. Usted no quiere que sus invitados pasen hambre durante su evento o caminen por todo el lugar buscando bocadillos para compensar las escasas comidas. Sin embargo, tampoco debe sobrealimentar a sus asistentes porque corre el riesgo de que se queden dormidos durante las sesiones.
Básicamente, debe usar su sentido común. Visite las posibles instalaciones con antelación y piense… ¿me gustaría pasar varias horas en este lugar? ¿Estaría dispuesto a pagar x cantidad de dinero por trabajar aquí? Confíe en su instinto y si algo le dice que el lugar no es el adecuado, siga buscando.
Servicios de Interpretación de Idiomas y Audiencia Internacional
Cuando en su evento participen personas de diferentes países o nacionalidades, debe considerar la contracción de servicios de traducción simultánea o asistencia en comunicación. Puede elegir servicios de interpretación locales o incluso contratar a un intérprete remoto y abrir sus opciones a costos más bajos y recursos más especializados.
Ya sea que su evento sea una gran conferencia o una pequeña reunión de negocios, una entrevista o un curso de capacitación, si su orador se dirigirá a su audiencia en un idioma diferente al hablado o entendido por la mayoría, definitivamente necesitará servicios de interpretación simultánea.
Es muy frustrante para la audiencia asistir a un evento en el que se supone que deben hablar o entender un idioma que no es el suyo. A veces, incluso cuando se ofrece asistencia de traducción simultánea, una parte importante de la audiencia se abstiene de participar o hacer preguntas por temor a equivocarse. Por eso, es fundamental que organice actividades interactivas para romper el hielo y ayudar a los asistentes a entender que lo que dicen en un idioma se traducirá con éxito al resto de participantes.
La contratación de servicios de interpretación simultánea presencial implica el alquiler de equipos de interpretación simultánea y una cabina insonorizada para los intérpretes. También necesitará un equipo de amplificación de sonido, aunque si tu evento es lo suficientemente grande, probablemente ya haya considerado este servicio en la organización de tu evento.
Un aspecto importante cuando ha decidido contratar servicios de interpretación simultánea es asegurarse de que todos los participantes estén informados. Incluya una nota en sus materiales de marketing y correos electrónicos, asegúrese de que todos sepan que la conferencia se traducirá a su idioma. Esto le ayudará a atraer a un segmento de participantes que de otro modo no considerarían asistir a su evento.
¿Cómo puedo motivar a la gente para que asista a mi evento?
La publicidad es la mejor manera de atraer prospectos, ya sea internamente o entre el público. Por ello, a la hora de organizar eventos, debe planificar con antelación para aumentar las posibilidades de llenar los espacios disponibles.
Durante la planificación de su evento, hay aspectos que puede combinar con su publicidad para motivar a los prospectos a comprometerse con su evento. Por ejemplo, puede establecer una fecha límite para el registro y puede ofrecer un descuento para los registros recibidos en una fecha determinada o antes.
También puede ofrecer obsequios a quienes se registren temprano, como bonos, certificados de regalo, descuentos de empresas asociadas, libros, etc.
Si ofrece interpretación simultánea, ya sea en el sitio o de forma remota, asegúrese de anunciarse también en estos idiomas, podría estar duplicando o triplicando su posible mercado.
Algunos métodos sencillos para promocionar su evento
La clave para organizar eventos, incluso con un presupuesto limitado, es convencer a otros para que anuncien por usted.
Si puede hacer que otros hablen sobre su evento, definitivamente ahorrará dinero en marketing, y esto beneficiará la organización de su evento.
Así que adelante, busque colegas que ya estén relacionados con su lista de invitados. Pídales que patrocinen su evento a cambio de publicidad, mercadería, un porcentaje de registro, un descuento para sus clientes, o tal vez solo la excusa de mantenerse en contacto con su lista de correo. No tiene idea de cuántos profesionales ya no saben qué escribir en sus boletines.
Si este no es su primer evento, pida a los asistentes anteriores que lo recomienden con sus conocidos. Es una buena idea ofrecer a los asistentes un formulario de comentarios para devolver al final del evento. De esta manera, no solo puede saber qué fue bueno o malo en su evento, sino que también puede solicitar comentarios o incluso recomendaciones de amigos o colegas que puedan estar interesados en sus próximos eventos.
¿Con qué frecuencia debo contactar a mis invitados?
¡Tan a menudo como su presupuesto se lo permita! Afortunadamente, hoy en día hay muchas formas rentables de anunciar cualquier cosa. Las redes sociales son una excelente herramienta para informar a otros sobre sus actividades.
Puede sonar anticuado, pero necesitará una lista de correo… ¡Y una buena! Comprar una lista de correo electrónico es una gran decisión que debe abordar con precaución. Muchas empresas intentarán convencerlo de que tienen la lista de correo que necesita, cuando todo lo que tienen es una lista aleatoria de correos electrónicos sin idea del perfil de los destinatarios. Su propia lista es siempre la mejor lista. Si ha estado trabajando en la planificación de eventos durante algún tiempo, probablemente ya tenga una buena lista de contactos en los que puede concentrarse con su campaña.
Sin embargo, si no tiene tanta experiencia y necesita adquirir una lista, busque una empresa con una buena reputación que pueda brindarle referencias de clientes con negocios como el suyo. No tenga miedo de pedir referencias de cualquier persona involucrada en la planificación de su evento, generalmente es la única forma de avanzar si está incursionando en una nueva área.
Un sitio web también es una buena manera de promover cualquier proyecto empresarial, y una buena página de inicio para el registro y la información del evento es esencial. Sin embargo, debe saber que un sitio web necesita tiempo para crecer y evolucionar. No puede esperar tener un sitio web bien clasificado con motores de búsqueda con muy poco contenido o solo unas pocas semanas de funcionamiento.
Entonces, el mejor camino es comenzar su sitio web lo antes posible. Cree un sitio web permanente para su empresa de planificación de eventos y agregue una página especial o un grupo de páginas para cada nuevo evento.
Y por supuesto, sáquele el máximo partido a tus redes sociales, ya que se han convertido en una herramienta indispensable para la planificación de eventos. Las plataformas de redes sociales ofrecen un amplio alcance y permiten a los planificadores de eventos conectarse directamente con su público objetivo, crear anticipación y generar entusiasmo.
Al aprovechar los canales de las redes sociales, los planificadores de eventos pueden crear una fuerte presencia en línea, compartir actualizaciones de eventos, exhibir oradores y artistas y alentar la participación de los asistentes. Las redes sociales permiten la interacción en tiempo real, facilitan la creación de conexiones y proporcionan una plataforma para que los asistentes compartan sus experiencias, creando un sentido de comunidad.
Además, el análisis de las redes sociales brinda información valiosa sobre las preferencias y los comportamientos de la audiencia, lo que permite a los planificadores de eventos tomar decisiones basadas en datos y mejorar continuamente sus eventos.
En general, las redes sociales juegan un papel fundamental en la planificación de eventos modernos, ya que ofrecen un medio poderoso y rentable para involucrar, promover y conectarse con los asistentes.
¿Cómo puedo asegurarme de que todos asistan?
Puede estar casi seguro de que algunas de las personas que se registraron para su evento, o incluso las personas que pagaron, se ausentarán el día del evento (no crea que esto es una falla en la planificación del evento).
¿Por qué? Bueno, probablemente puede pensar en cien razones, y podría haber más. Enfermedad, un viaje de última hora, problemas personales, un automóvil que no arranca, un hijo o cónyuge enfermo, etc.
Muchas de estas razones están fuera de nuestro control durante la organización del evento, sin embargo, hay algunas “excusas” que puede ayudar a prevenir con un poco de planificación. Este es el caso de los participantes que simplemente se olvidan de asistir a su evento, se sienten cansados o desmotivados a última hora, o se complican con tareas de última hora en su casa u oficina.
¿Cómo puede asegurarse de que este grupo de participantes llegue a su evento? Pues es muy fácil… siga recordándoles.
No tenga miedo de convertirse en una molestia con sus recordatorios. Pero use un poco de imaginación y creatividad para evitar ser repetitivo o aburrido.
Sus recordatorios deben ofrecer algo interesante que motive a los invitados a leer sus mensajes. Tal vez puede revelar gradualmente información clave o secretos que se abordarán durante el evento. Esto puede servir no solo como un recordatorio para aquellos que podrían olvidar el evento, sino también para mantener a todos motivados y con grandes expectativas.
Finalmente, ¿qué tal si organiza una conferencia remota en lugar de presencial?
Las conferencias remotas o los eventos híbridos han surgido como una opción novedosa y los organizadores de eventos empezaron a adoptarlas durante la pandemia de Covid-19.
Si bien puede parecer complejo al principio, las conferencias remotas ofrecen oportunidades únicas para conectar a participantes de todo el mundo, interactuar con una audiencia más amplia y garantizar la continuidad del intercambio de conocimientos y la creación de redes.
Al aprovechar tecnologías innovadoras e implementar soluciones creativas, los planificadores de eventos pueden navegar este nuevo panorama y brindar experiencias impactantes y memorables que trascienden los límites físicos.